Prinsip Umum dan Proses Pengadaan

Tujuan 

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk memandu vendor, terutama mereka yang berpotensi diberikan pesanan/kontrak pembelian IOM, tentang prinsip dan proses pengadaan umum yang harus diperhatikan dalam melaksanakan pengadaan barang, pekerjaan dan jasa untuk IOM. IOM berkomitmen untuk mempromosikan standar etika tertinggi di antara para vendornya.  

Lingkup dan Aplikasi 

Prinsip-prinsip dan proses umum ini berlaku untuk semua jenis pengadaan yang terkait dengan pembelian barang, pekerjaan dan jasa., Dimana dalam Dokumen ini istilah 'Vendor' muncul, itu juga berarti 'Pemasok', 'Kontraktor' atau 'Penyedia Layanan'.  

Definisi 

Barang - Semua barang, perlengkapan, bahan, peralatan dan perabotan, komputer, IT dan peralatan telekomunikasi; perangkat lunak, perlengkapan kantor; peralatan dan perabotan rumah tangga; barang dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek (misalnya, perlengkapan dan perlengkapan medis, selimut, tenda, dan bahan untuk konstruksi, bahan cetakan, dan perlengkapan dan bahan serupa lainnya). 

Pekerjaan - Proyek infrastruktur untuk membangun, meningkatkan, merehabilitasi, menghancurkan, memperbaiki, memulihkan, atau memelihara bangunan, jalan dan jembatan, dll., atau komponen pekerjaan sipil dari proyek teknologi informasi (misalnya membangun pusat data), irigasi, pengendalian banjir, dan drainase , pasokan air, sanitasi, gedung sekolah, klinik kesehatan, pusat penerimaan, dll. 

Layanan - Layanan intelektual dan non-intelektual yang tidak tercakup dalam barang dan karya: 

• Layanan Umum - Layanan seperti perbaikan dan pemeliharaan peralatan/perabotan, truk, pengangkutan, kebersihan, keamanan, sewa ruang kantor, penyimpanan di luar lokasi, layanan transportasi, layanan impor dan logistik, iklan media, layanan pemeliharaan kesehatan, dan layanan serupa lainnya. 
• Layanan Konsultasi - Kegiatan yang membutuhkan keahlian teknis dan profesional eksternal di luar kapasitas internal IOM, seperti layanan konsultasi dan tinjauan, pra-investasi atau studi kelayakan, desain, pengawasan konstruksi, manajemen dan layanan terkait, dan studi teknis atau khusus yang disediakan oleh perusahaan. Untuk konsultan individu, lihat instruksi IOM HR dan pemberitahuan lowongan. 
• Mitra Pelaksana - Layanan yang diterima dari Mitra Pelaksana (misalnya Organisasi Internasional, LSM, Lembaga Nirlaba) akan diperlakukan sama dengan Perusahaan Komersial lainnya. 
• Pengadaan/Kontrak Campuran - Pengadaan yang menggabungkan kategori, seperti barang dan pekerjaan, barang dan jasa, atau pekerjaan dan jasa. Dalam kontrak seperti itu, umumnya nilai yang lebih tinggi harus dipertimbangkan dalam menentukan prosedur dan dokumen mana yang harus diikuti atau digunakan. Misalnya, di mana pengadaan adalah kombinasi barang dan jasa, jika "jasa" adalah nilai yang lebih tinggi, maka Misi harus menggunakan dokumen untuk kategori jasa. 
• Spesifikasi Teknis - Ini adalah persyaratan tender yang berlaku untuk kontrak barang dan pekerjaan, yang menetapkan karakteristik barang/pekerjaan yang akan diadakan, seperti kualitas, kinerja, keselamatan, dimensi, atau proses dan metode untuk produksi atau penyediaannya, termasuk pertimbangan administratif apa pun. Spesifikasi teknis juga membahas persyaratan terminologi, simbol, pengemasan, penandaan atau pelabelan, atau kesesuaian dan prosedur penilaian yang ditentukan oleh otoritas kontrak. Perhatian harus diberikan dalam mempersiapkan spesifikasi teknis untuk memastikan bahwa spesifikasi tersebut tidak membatasi, yaitu terbuka untuk merek apa pun. 
• Kerangka Acuan - Ini adalah persyaratan yang berlaku untuk kontrak layanan yang secara akurat mendefinisikan karakteristik layanan yang diperlukan sehubungan dengan tujuan yang dimaksudkan dan menetapkan prosedur penilaian kesesuaian yang ditentukan oleh otoritas kontrak. 
• Vendor - Sebuah organisasi yang menyediakan atau memiliki potensi untuk menyediakan barang, pekerjaan dan/atau jasa kepada IOM. Ini mengacu pada pemasok (untuk Barang), kontraktor (untuk Pekerjaan Konstruksi) dan penyedia layanan (untuk Jasa). 
• Entitas Pengadaan - Mengacu pada Misi IOM yang melakukan kegiatan pengadaan 
• Penawar - Perusahaan yang berpartisipasi dalam kegiatan pengadaan Misi IOM 

Prinsip-Prinsip Pengadaan Umum IOM 

Etika bisnis

IOM menjunjung tinggi kejujuran, integritas dan keadilan dalam semua aspek bisnisnya, dan mengharapkan hal yang sama dalam hubungannya dengan vendornya. Standar etika tertinggi harus diterapkan dalam semua transaksi pengadaan, dan Vendor harus dipilih berdasarkan kebijakan pengadaan IOM dan kriteria seleksi yang ditentukan. Staf IOM, terutama mereka yang terlibat dalam setiap fase pengadaan, harus menyatakan afiliasi apa pun dengan Vendor dan tidak boleh mengungkapkan informasi istimewa tentang persyaratan proyek apa pun atau merampas informasi tersebut dari Peserta Lelang lainnya yang menempatkan Peserta Lelang atau kelompok Peserta Lelang pada posisi yang lebih menguntungkan daripada yang lain. Penawar. Ini termasuk mengungkapkan harga penawaran/kutipan lainnya, syarat dan ketentuan, dll. Kegagalan untuk membuat pernyataan tersebut akan ditafsirkan sebagai konflik kepentingan dan penawaran, pembayaran, permintaan dan/atau penerimaan segala bentuk suap, uang atau lainnya, tidak dapat diterima dan dikenakan tindakan disipliner. Selain itu, staf tidak boleh menerima komisi, gratifikasi, atau hadiah dari Vendor. 

Konflik kepentingan 

Vendor harus menyatakan jika mereka memiliki keluarga atau kerabat yang dipekerjakan oleh IOM. Seorang Peserta Lelang yang ditemukan memiliki konflik kepentingan yang tidak diungkapkan dengan IOM, atau dengan Peserta Lelang yang bersaing, akan didiskualifikasi dari keikutsertaan dalam tender (lihat Kode Etik untuk Pemasok). 

Seorang Peserta Lelang dapat, misalnya, dianggap memiliki benturan kepentingan dalam keadaan berikut: 

1. Seorang Peserta Lelang memiliki pemegang saham pengendali yang sama dengan Peserta Lelang lainnya; 
2. Peserta Lelang menerima atau menerima subsidi langsung atau tidak langsung dari Peserta Lelang lain; 
3. Seorang Peserta Lelang memiliki perwakilan yang sama dengan Peserta Lelang lainnya dalam satu penawaran tertentu; 
4. Peserta Lelang mempunyai hubungan, baik secara langsung atau melalui pihak ketiga, yang menempatkannya pada posisi untuk mengakses informasi tentang, atau mempengaruhi penawaran, Peserta Lelang lain, atau mempengaruhi keputusan Misi/Badan Pengadaan mengenai proses penawaran; 
5. Peserta Lelang yang ikut serta sebagai konsultan dalam penyusunan desain atau spesifikasi teknis Barang dan jasa terkait yang dilelang. 

Penipuan dan Korupsi 

Misi/Badan Pengadaan akan menolak setiap proposal yang diajukan oleh Peserta Lelang jika berlaku, mengakhiri kontrak mereka, jika ditentukan bahwa mereka telah terlibat dalam praktik korupsi, penipuan, kolusi atau pemaksaan: 

1. Praktik korupsi berarti menawarkan, memberi, menerima atau meminta, secara langsung atau tidak langsung, sesuatu yang berharga untuk mempengaruhi tindakan Pemberi Kerja dalam proses pengadaan atau dalam pelaksanaan kontrak; 
2. Praktik penipuan adalah setiap tindakan atau kelalaian, termasuk pernyataan yang keliru, yang dengan sengaja atau sembrono menyesatkan, atau berupaya menyesatkan, Pemberi Kerja dalam proses pengadaan atau pelaksanaan kontrak, untuk memperoleh keuntungan finansial atau manfaat lain untuk menghindari kewajiban; 
3. Praktik kolusi adalah pengaturan yang tidak diungkapkan antara dua atau lebih Peserta Lelang yang dirancang untuk secara artifisial mengubah hasil prosedur lelang untuk memperoleh keuntungan finansial atau keuntungan lain; 
4. Praktek pemaksaan adalah merusak atau merugikan, atau mengancam untuk merusak atau merugikan, secara langsung atau tidak langsung, setiap peserta dalam proses tender untuk mempengaruhi secara tidak patut kegiatannya, atau mempengaruhi pelaksanaan kontrak. 

Prinsip-Prinsip yang Mengatur Pemberian Kontrak

Tanggung jawab pengadaan, termasuk pemberian dan pelaksanaan kontrak, berada pada Misi/Badan Pengadaan. IOM memiliki kewajiban untuk memastikan dana yang dipercayakan oleh para donor digunakan sebagaimana mestinya dengan pertimbangan ekonomi dan efisiensi, dan tanpa memperhatikan pengaruh politik atau non-ekonomi. Proses pengadaan IOM secara umum akan dipandu oleh:

• Kualitas barang, pekerjaan dan jasa; 
• Efisiensi dan ekonomi; 
• Kesempatan yang sama dan persaingan terbuka; 
• Transparansi dalam proses dan dokumentasi yang memadai; dan 
• Standar etika tertinggi dalam semua kegiatan pengadaan. 

Penawaran/Proposal harus dievaluasi kesesuaiannya dengan spesifikasi, jadwal pengiriman, harga, syarat pembayaran, dan layanan purna jual. Kontrak akan diberikan kepada Penawar dengan penawaran kepatuhan terendah (menawarkan nilai terbaik untuk uang berdasarkan spesifikasi teknis yang dipersyaratkan), dan yang telah sepenuhnya mematuhi persyaratan proses penawaran.

Non-eksploitasi Pekerja Anak

Misi/Badan Pengadaan harus menjaga dirinya sendiri sehubungan dengan non-eksploitasi pekerja anak dan sehubungan dengan hak-hak sosial dasar dan kondisi kerja Peserta Lelang. Selama proses penawaran kompetitif, semua dokumen tender akan memberikan klausul yang mengakui non-eksploitasi pekerja anak. 

Pengadaan Barang Bekas/Bekas 

IOM akan membeli barang baru jika memungkinkan. IOM dapat membeli barang bekas, asalkan disetujui berdasarkan justifikasi tertulis dan diperiksa oleh otoritas yang berwenang (staf atau konsultan) untuk memverifikasi kondisi yang memuaskan atau memerlukan sertifikasi dengan garansi yang relevan dari pemasok tentang kondisi terkini barang bekas yang dibeli jika terjadi pemeriksaan tidak memungkinkan. 

Penerimaan Barang, Pekerjaan, atau Jasa yang Dibeli 

Spesifikasi, jumlah, dan harga barang, pekerjaan atau jasa yang diterima akan diperiksa dengan cermat terhadap tanda terima pengiriman dan PO/Kontrak. IOM berhak menolak barang/pekerjaan/jasa yang tidak sesuai dengan PO/Kontrak. Untuk barang/peralatan teknis, Staf Pengadaan harus memfasilitasi penerimaan dalam koordinasi dengan pengguna akhir dan setelah pemeriksaan lengkap oleh Staf Teknis yang memenuhi syarat. Untuk barang dengan tanggal kadaluarsa, barang harus berada dalam umur simpan yang tertera dalam PO/Kontrak. Bukti penerimaan atau pemeriksaan akan dicantumkan pada Tanda Terima Pengiriman (DR), termasuk tanda tangan staf penerima atau pemeriksa. Demikian pula, Pekerjaan dan Jasa Konstruksi akan dikonfirmasikan oleh IOM sebelum penerimaan akhir. 

Metode Pengadaan 

Sourcing Tunggal

Sourcing berkontraksi tanpa persaingan. Metode pengadaan ini dapat digunakan tergantung pada sifat barang/jasa yang dibeli dan keadaan sekitar pengadaan. 

Vendor yang dikontrak tanpa persaingan harus dievaluasi secara berkala dalam hal daya saing harga dan kinerja kontrak. 

Pengadaan/Belanja Bernilai Rendah

Low Value Procurement/Shopping adalah metode pengadaan yang didasarkan pada perbandingan penawaran harga/usulan yang diperoleh dari beberapa vendor/pemasok (dalam hal barang), penyedia jasa (dalam hal jasa) dan dari beberapa kontraktor (dalam hal pekerjaan sipil), dengan minimal tiga, untuk menjamin harga yang kompetitif, dan merupakan metode yang tepat untuk pengadaan barang atau komoditas siap pakai dengan spesifikasi standar, dan pekerjaan sipil serta layanan lain yang bernilai kecil. 

Penawaran yang kompetitif

Penawaran Kompetitif adalah metode yang diterima yang digunakan oleh semua entitas komersial dan publik untuk pengadaan yang melibatkan kontrak yang bersifat besar dan/atau kompleks. Penawaran Kompetitif dapat dibuka untuk Peserta Lelang lokal atau internasional, tergantung pada persyaratan barang/pekerjaan/jasa yang dilelang. 

Prosedur Konsiliasi, Arbitrase Kontrak/Penyelesaian Sengketa 

Semua perselisihan antara IOM dan Vendornya harus diselesaikan secara damai. Dalam hal para pihak tidak dapat mencapai kesepakatan, perselisihan harus dirujuk ke arbitrase sesuai dengan aturan arbitrase UNCITRAL. Klausul tentang penyelesaian sengketa dan kekebalan termasuk dalam kontrak standar dan Pesanan Pembelian IOM. 

Perjanjian Jangka Panjang

Perjanjian Jangka Panjang adalah kontrak antara IOM dan satu atau beberapa vendor/pemasok untuk tujuan menetapkan persyaratan penting yang mengatur serangkaian kontrak khusus yang akan diberikan selama periode tertentu, menguraikan durasi, subjek, harga, kondisi kinerja dan kualitas yang dibayangkan.